En este artículo te explico, paso a paso, los cuatro niveles que debes dominar en Notion para transformar una colección desordenada de páginas en una máquina de productividad fiable. Si te sientes abrumado por Notion o por cualquier herramienta flexible, aquí te doy una ruta clara, práctica y aplicable para avanzar desde el folio en blanco hasta convertirte en un verdadero ninja.
Índice y enfoque del artículo
- Introducción: por qué la mayoría se queda atascada en el nivel cero
- Nivel 0: el caos del folio en blanco
- Nivel 1: tus primeros sistemas reales (gestión de tareas + jardín digital del conocimiento)
- Nivel 2: expansión y colaboración (CRM integrado, gestión de proyectos y agenda de contenidos)
- Nivel 3: convertirte en un ninja (filtros avanzados, dashboards, automatizaciones e IA)
- Plan de avance recomendado y errores comunes
- Conclusión y siguiente paso
Introducción: por qué muchos emprendedores se quedan atascados
Notion es una herramienta extremadamente flexible. Esa flexibilidad es su mayor ventaja… y su mayor trampa. Me he encontrado con emprendedores que instalan Notion, abren una página y empiezan a meter todo: tareas, notas de reuniones, contactos, ideas, recordatorios personales, enlaces… El resultado es una «página-monstruo» donde cada búsqueda se convierte en una guerra contra el scroll.
«No eres tú, es tu enfoque.»
La clave está en cambiar el paradigma: dejar de pensar en páginas como documentos independientes y empezar a pensar en sistemas conectados. Notion no es tanto un procesador de texto como un constructor de sistemas. En las siguientes secciones te explico cómo avanzar por niveles y qué debes dominar en cada uno.
Nivel 0: el caos del folio en blanco
Este es el punto donde muchos se quedan meses. Instalas Notion, ves la flexibilidad y entras en pánico creativo. El patrón típico:
- Una sola página llamada «Mi negocio» con todo mezclado.
- Empiezas organizando, creas otra página para «Tareas» y copias/pegas: duplicación de información.
- Más páginas, más duplicación, más confusión.
Resultado: frustración y la sensación de que Notion es «demasiado complicado». Si te identificas con esto, respira. No es que Notion sea malo; es que estás usando la herramienta como un documento en vez de un sistema.
Nivel 1: tus primeros sistemas reales
En este nivel haces un cambio mental: de páginas a bases de datos relacionadas. El objetivo es construir dos procesos sólidos y simples que serán la base de todo lo demás:
- Gestión de tareas inteligente
- Tu jardín digital del conocimiento
Gestión de tareas inteligente
La base de datos de tareas debe ser minimalista pero estructurada. Propiedades esenciales que recomiendo desde el primer día:
- Nombre de la tarea
- Estado (por ejemplo: por hacer, en progreso, completada)
- Fecha programada (sin hora al principio)
- Responsable (útil incluso si trabajas solo)
- Tipo de tarea (aquí está la magia)
Dentro de «tipo de tarea» añade dos preguntas poderosas:
- ¿Es señal o ruido? — ¿Esta tarea te acerca a tus objetivos principales o solo te mantiene ocupado? Clasificar así te revela dónde estás invirtiendo tu tiempo real.
- ¿Es maker o manager? — Maker: tareas que requieren concentración profunda. Manager: tareas colaborativas o de coordinación. Esta clasificación te permitirá agrupar tus bloques de tiempo por modo y mejorar la productividad.
Consejo práctico: crea vistas por estado, vistas por responsable y una vista «hoy» que muestre solo lo imprescindible. No busques automatizaciones complejas ahora; céntrate en el hábito de registrar y clasificar.
Tu jardín digital del conocimiento
Como emprendedor consumes contenido constantemente. Si no capturas y organizas aquello que importa, toda la inteligencia termina dispersa. Mi recomendación es una sola base de datos para todo tu conocimiento, con propiedades básicas y una taxonomía clara.
- Propiedades clave: título, tipo de nota, etiquetas temáticas, estado (semilla, brote, evergreen), fuente/fecha.
- Estados en forma de jardín: semillas (ideas crudas), brotes (ideas en desarrollo), árboles/evergreen (notas maduras y de referencia).
Evita pasar horas configurando esta base de datos. Empieza feo y temprano: crea la infraestructura mínima y úsala. Con el tiempo irás añadiendo propiedades, relaciones y vistas que realmente necesitas.
Nivel 2: expansión y colaboración
Si has practicado el nivel 1 durante semanas, ya notarás que tus tareas y tu conocimiento empiezan a funcionar. En el nivel 2 tu negocio crece: aparecen clientes, colaboradores y proyectos más complejos. Es momento de añadir procesos que te permitan escalar sin perder control.
CRM integrado
No necesitas HubSpot desde el inicio. Para el 80% de los emprendedores, un CRM en Notion es suficiente y además está integrado con tus tareas y proyectos. Propiedades esenciales para tu base de datos de clientes:
- Nombre
- Estado (prospecto, activo, inactivo, descartado)
- Fuente (instagram, google, youtube, referido…)
- Última comunicación (fecha)
- Próximo paso
- Valor estimado
Divide cuando sea necesario en tres bases relacionadas: personas, empresas e interacciones. Relaciona tareas con clientes: cada tarea relacionada aparecerá en la página del cliente. Así construyes un historial completo de la relación.
Gestión de proyectos sofisticada
Cuando empiezas a trabajar con otros, las tareas entran dentro de proyectos. Crea una base de datos de proyectos con estas propiedades:
- Nombre del proyecto
- Cliente (relación con CRM)
- Estado (depósito, activo, en espera, ocasional, completado, descartado)
- Fecha de inicio y fin
- Responsable principal
Regla de oro: limita proyectos activos a un máximo de 3 (o 4 si te ves cómodo). Menos proyectos activos = mayor foco = mejor calidad.
Colaboración y comentarios
Notion permite comentarios contextuales en cualquier bloque. Úsalos como herramienta de diálogo, no como lugar para registrar información que debería estar en la propia página o registro. Etiqueta a tu equipo con @ y decide convenciones sencillas: cuándo comentar, cuándo añadir un bloque y cuándo crear una nueva tarea.
Agenda de contenidos
Si generas contenido, construye una base de datos que centralice ideas, estados, guiones, miniaturas y métricas. Propiedades recomendadas:
- Título
- Tipo (vídeo, post, newsletter, podcast)
- Estado (idea, investigación, creación, edición, publicado)
- Fecha de publicación
- Plataforma
- URL y métricas de performance
Conecta tu jardín digital con la agenda de contenidos: ideas que fueron semillas o brotes pueden transformarse en piezas publicadas. Planifica series, campañas y conecta cada pieza con un objetivo comercial.
Nivel 3: convertirse en un ninja
El nivel 3 es perfección. No se trata de añadir más procesos, sino de afinar los existentes hasta que trabajen por ti.
Filtros avanzados y búsqueda inteligente
Los ninjas dominan filtros condicionales, relacionales y fórmulas. Ejemplo práctico: encontrar todas las tareas tipo señal asignadas a María, relacionadas con clientes activos y vencen esta semana. Esto se logra con combinaciones de filtros relacionales y condicionales.
Además, usa plantillas de vistas: «hoy», «esta semana», «pipeline de ventas». Integra Notion AI para etiquetado semántico, resúmenes automáticos o detección de ideas clave dentro de notas largas.
Dashboards que ayudan a decidir
Construye una página central con widgets que resuman lo esencial: tareas del día, pipeline de ventas, proyectos activos, métricas de contenidos y alertas críticas. Utiliza colores condicionales, barras de progreso automáticas y gráficas embebidas para visualizar tendencias.
Plantillas, automatizaciones e inteligencia artificial
Perfecciona plantillas contextuales (no una plantilla genérica, sino plantillas que se adaptan al tipo de proyecto o cliente). Automatiza tareas repetitivas: por ejemplo, que al añadir la URL de una publicación cambie el estado a «publicado», o que cada lunes se creen bloques de tiempo para la semana usando time blocking.
Usa bloques de IA para:
- Resumir reuniones y extraer próximos pasos
- Generar borradores de propuestas comerciales basadas en información del CRM
- Sugerir conexiones entre notas del jardín del conocimiento
- Optimizar la redacción antes de publicar
Plan de avance recomendado
No intentes saltar del nivel 0 al 3 en un fin de semana. Mi sugerencia, basada en la experiencia con cientos de emprendedores:
- Domina el nivel 1 durante 4–8 semanas: crea tu base de tareas y tu jardín digital y hazlos parte de tu rutina diaria.
- Avanza al nivel 2 cuando tengas clientes y colaboradores: implementa CRM, proyectos y agenda de contenidos.
- Gradúa al nivel 3 sólo si realmente lo necesitas: optimiza filtros, dashboards y automatizaciones cuando la complejidad de tu negocio lo justifique.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Intentar configurar todo perfecto desde el inicio: empieza feo, evoluciona.
- Duplicar información entre páginas: usa relaciones entre bases de datos.
- No clasificar tareas por «señal vs ruido» y «maker vs manager»: sin esto no optimizas tu tiempo.
- Tener demasiados proyectos activos: reduce al máximo para mantener foco.
- Usar comentarios para registrar información permanente: reserva los comentarios para diálogo y usa bloques para el histórico.
Conclusión y siguiente paso
Notion puede ser la columna vertebral de tu negocio si lo construyes por niveles. Mi consejo final: sé maestro del nivel 1 antes de intentar trucos de nivel 3. Crea la infraestructura mínima, conviértela en hábito y deja que el sistema evolucione contigo.
Si quieres, puedes empezar hoy mismo implementando estas tres acciones:
- Crea una base de datos de tareas con las propiedades básicas y clasifica 10 tareas actuales como señal/ruido y maker/manager.
- Abre una base de datos llamada «jardín» y añade al menos 5 notas con estado: semillas, brotes o árboles.
- Limita tus proyectos activos a un máximo de 3 y revisa su estado semanalmente.
Si necesitas plantillas o asesoría personalizada, puedo ayudarte a montar tu sistema paso a paso. Pero lo esencial es: empieza simple, aplica disciplina y evoluciona con intención. Avanza nivel a nivel y verás cómo tu negocio deja de ser un caos para convertirse en un sistema que realmente funciona.
