La mayoría de sistemas de productividad te prometen que vas a “hacer más cosas” en menos tiempo. Mi sistema de planificación en Notion para 2026 persigue justo lo contrario: hacer menos, pero con mucha más intención.
Este año he rediseñado mi manera de organizar el trabajo combinando tres piezas:
- Notion como sistema operativo (LifeOS) donde vive todo.
- Notion Calendar como capa de tiempo unificada.
- Un diario físico que actúa como ancla diaria para mis compromisos.
En este artículo te cuento el objetivo maestro que guía mi año, cómo está estructurado mi LifeOS por bloques, por qué he pasado a un sistema híbrido digital + papel y cuál es la rutina real de revisión semanal y diaria que hace que todo esto se sostenga más allá de enero.
1. El objetivo maestro de 2026: trabajar para el medio y largo plazo
Antes de hablar de vistas, plantillas o bases de datos, necesito contarte el “por qué” de este sistema.
Mi objetivo para 2026 no es hacer más tareas, llenar la agenda o responder más correos. Mi objetivo maestro es trabajar sobre el medio y largo plazo: construir un proyecto cada vez más sólido, aunque ese progreso no siempre se note en el día a día.
La mayoría de sistemas se centran en hacer más hoy. El problema es que puedes ser muy eficiente… moviéndote en la dirección equivocada.
Para evitarlo, este año estoy poniendo el foco en tres ideas:
- Cada bloque de tiempo es una inversión, no un espacio que rellenar.
- La cultura del esfuerzo no es glorificar jornadas eternas, sino elegir mejor dónde pones tus horas.
- Quiero que mi sistema de planificación en Notion me recuerde constantemente hacia dónde voy y por qué hago lo que hago.
Todo lo que viene después —Notion, Notion Calendar y diario físico— nace de ahí: un entorno donde el esfuerzo no se pierda en el ruido sino que se acumule en la dirección correcta.
2. LifeOS: los 7 bloques del sistema de planificación en Notion
A este sistema en Notion lo llamo LifeOS porque, en la práctica, funciona como un sistema operativo de vida. Está muy centrado en la parte profesional, aunque también integra muchas piezas personales.
Lo divido en dos grandes caras:
- Back-end: las bases de datos y la estructura profunda.
- Front-end: las páginas y vistas que utilizo en el día a día para ejecutar sin pensar demasiado.
2.1. Back-end: bloques estratégicos y operativos
En el back-end tengo cuatro bloques principales y dos secundarios. Los secundarios no cambian tanto a diario, pero son críticos para sostener el sistema.
Bloques secundarios: estrategia y procesos
- Estrategia: marcas, misión, metas y ventajas competitivas.
- Procesos: cómo hacemos las cosas en el negocio, paso a paso.
Toda esta parte la estoy consolidando en una wiki: una especie de segundo cerebro empresarial donde documento definición del negocio, propuesta de valor, productos y servicios, marketing, operaciones y finanzas. Es el lugar al que acudo cuando necesito escribir un buen post de LinkedIn, preparar una oferta o revisar la dirección del proyecto.
Bloques operativos del back-end
En la parte más viva del sistema, que cambia a diario, tengo cuatro bloques clave:
- Segundo cerebro / jardín digital
- Una base de datos donde capturo ideas, notas de libros, reuniones, artículos, vídeos…
- Cada nota es atómica (un tema por nota) y evoluciona por estados: semilla → brote → árbol.
- Uso plantillas con bloques de IA para generar resúmenes, esquemas o listas de ideas con un clic.
- Las notas se conectan con temáticas, vídeos, proyectos y otros contenidos, de forma que puedo ver qué temas están más trabajados y qué oportunidades hay por explorar.
- Reuniones y diario personal
- He separado las notas de conocimiento de las reuniones con clientes, socios o proveedores.
- Todo pasa por una base de datos unificada de reuniones, conectada con proyectos, personas y temáticas.
- Uso el anotador inteligente de Notion para disponer de transcripciones, resúmenes y planes de acción sin tener que teclearlo todo.
- Incluyo un diario personal donde registro cómo ha ido el día, estado emocional, horas de sueño y decisiones relevantes. Esto me da una visión mensual clara y detecto patrones que, de otra forma, se me escaparían.
- Planificación y ejecución: proyectos, tareas y bloques de tiempo
- Defino “proyecto” como todo lo que no se puede terminar de una sentada.
- Trabajo con un máximo de tres proyectos activos al mismo tiempo; el resto va a un “depósito”.
- A través de vistas y fórmulas controlo capacidad, dedicación y carga de trabajo, algo especialmente útil en consultoría.
- Las tareas son las unidades de ejecución diaria. Tengo vistas específicas para:
- Hoy.
- Esta semana.
- Backlog filtrado (sin tareas completadas para no contaminar la vista).
- Todo se apoya en bloques de tiempo, que después se sincronizan con Notion Calendar para ver en el calendario qué se hace, cuándo y con qué energía.
- Contenidos y CRM / ventas
- Como creador de contenidos, diferencio vídeos y publicaciones, aunque están relacionados.
- El vídeo es la pieza troncales: a partir de él salen posts, newsletters y artículos.
- En cada vídeo centralizo guion, investigación, agenda y comentarios de equipo.
- En publicaciones gestiono agenda y canales (LinkedIn, newsletter, web) con una visión clara por calendarios.
- En el bloque de CRM y ventas centralizo contactos, oportunidades, ofertas, facturación y entregables. Trabajo todo dentro de Notion, apoyado por automatizaciones que registran correos, llamadas o interacciones sin necesitar herramientas extra.
2.2. Front-end: vistas para operar sin fricción
Encima de este back-end he construido un front-end mínimo pero muy intencional. La página clave es “Enfoque de hoy”.
Ahí solo veo:
- Tareas de hoy.
- Bloques de tiempo planificados.
- Proyectos activos realmente prioritarios.
- Alguna métrica básica que me recuerde hacia dónde estoy empujando.
La regla es sencilla: esta vista tiene que funcionar incluso en mis peores días. Si un sistema solo aguanta cuando estás motivado, no es un sistema, es un sistema.
3. Por qué he pasado a un sistema híbrido: digital + diario físico
Años anteriores he tenido sistemas 100 % digitales espectaculares… sobre el papel. Funcionaban muy bien las tres primeras semanas del año y luego se caían.
¿Por qué? Porque el sistema se quedaba lejos de mi día a día. Cuando la semana se torcía o encadenaba muchas reuniones, me costaba abrir Notion, revisar todo y seguir el plan.
Mi conclusión: necesitaba un ancla física.
Un soporte que, al final del día, me obligara a hacerme una pregunta incómoda pero necesaria:
“¿Qué voy a hacer hoy para acercarme a ese proyecto de medio y largo plazo del que llevo meses hablando?”
Por eso en 2026 he tomado una decisión: trabajar con un sistema híbrido.
- Lo digital (Notion + Notion Calendar) me da claridad, contexto, coherencia y estructura.
- Lo físico (diario y planificador) me permite aterrizar cada día en tres tareas clave visibles que no puedo ignorar.
El diario no es un accesorio bonito. Es una pieza central para convertir estrategia en acción diaria.
4. Cómo utilizo Notion Calendar para conectar sistema y realidad
En la parte de conexión con la realidad diaria, Notion Calendar juega un papel importante.
Lo utilizo para:
- Ver de un vistazo todas mis agendas unificadas.
- Bloquear bloques dorados de trabajo profundo sobre proyectos clave.
- Encajar reuniones, sesiones con clientes y descansos de forma que no invadan el trabajo que sostiene el medio y largo plazo.
Hay dos ideas sencillas que hacen la diferencia:
- No planear el 100 % del tiempo. Intento no ocupar más del 60–70 % de mi calendario. El resto es margen para imprevistos, creatividad o recuperación.
- Diferenciar tipos de bloques:
- Bloques profundos (golden blocks) para trabajo importante.
- Bloques colaborativos para reuniones y trabajo en equipo.
- Bloques de descanso reales, no “pausas con el móvil”.
El calendario deja de ser una lista de citas y se convierte en un reflejo de mis prioridades reales.
5. Rituales que sostienen el sistema: revisión semanal y cierre diario
Un sistema sin rituales es un decorado. Lo que hace que este sistema funcione son dos momentos clave: la revisión semanal y el cierre diario.
5.1. Revisión estratégica de los viernes
El viernes por la tarde no lo utilizo para “llegar como sea al final”. Lo uso como palanca de la semana siguiente.
En esa revisión hago tres cosas:
- Repaso mis objetivos de medio y largo plazo y los proyectos asociados.
- Veo en qué he avanzado y qué se ha quedado parado.
- Decido qué pocas cosas merecen empuje la semana siguiente.
Con esa información:
- Escribo en el diario físico los objetivos de la próxima semana.
- Reparto tareas clave a lo largo de los días en Notion.
- Ajusto el calendario para que los bloques dorados coincidan con el trabajo importante.
La idea es que el lunes yo ya no tengo que pensar desde cero qué es importante: ya lo decidí en frío el viernes.
5.2. Cierre diario: tres preguntas y tres tareas
Cada tarde, antes de desconectar, hago el cierre diario. Es un ritual corto, pero muy potente.
- Revisión del día en Notion
- Qué he hecho realmente.
- Qué no ha salido y por qué.
- Qué decisiones se han tomado o qué ideas han surgido.
- Registro en el diario
- Cómo me he sentido, qué ha funcionado, qué patrones se repiten.
- Qué aprendizajes quiero guardar para el futuro.
- Definición de las tres tareas clave de mañana
- Escribo en el diario físico las tres tareas clave del día siguiente.
- Me aseguro de que estén conectadas con los objetivos semanales definidos el viernes.
Si algo no se ha hecho:
- No me castigo, pero tampoco lo dejo flotando.
- Decido si sigue siendo importante o no.
- Lo reubico o lo elimino conscientemente.
6. Consejos para adaptar este sistema a tu realidad
No necesitas copiar mi sistema al milímetro. De hecho, intentar empezar con algo perfecto suele ser la forma más rápida de abandonarlo.
Algunas ideas para adaptarlo:
- Empieza por lo esencial:
- Estrategia básica (hacia dónde quieres ir).
- Bloque de planificación + ejecución (proyectos + tareas).
- Un diario, digital o físico, para capturar lo que pasa cada día.
- Añade piezas poco a poco: Cuando estés cómodo con lo esencial, incorpora contenidos, CRM, métricas o lo que tenga sentido para tu contexto.
- Reduce todo lo que te abrume: Si una vista, una base de datos o un conjunto de etiquetas te agobian, recórtalo. Un buen sistema no es el más complejo, es el que sigues usando cuando tienes un mal día.
- Reserva un momento fijo de revisión semanal: No importa si es viernes, domingo o lunes. Lo importante es que exista un espacio estable para mirar desde arriba, decidir y simplificar.
- Acepta que tu sistema va a cambiar: Tu energía, tus proyectos y tu contexto no serán los mismos en marzo que en octubre. El objetivo no es que el sistema sea rígido, sino que mantenga la coherencia entre tus objetivos de largo plazo y lo que haces cada semana.
7. Conclusión: un sistema diseñado para que el esfuerzo se acumule
Este sistema de planificación para 2026 no busca que vivas más ocupado, sino que vivas más alineado.
- Notion y Notion Calendar se encargan de la claridad, el contexto y la estructura.
- El diario físico te recuerda cada día que tus compromisos van en serio.
- La revisión semanal y el cierre diario convierten ese diseño en hábitos sostenibles.
Si te quedas con una sola idea de todo esto, que sea esta: diseña un sistema que haga que tu esfuerzo diario no se pierda, sino que se acumule en la dirección correcta.
A partir de ahí, puedes construir tu propio LifeOS, empezar con algo muy sencillo y dejar que evolucione contigo. Lo importante no es que todo sea perfecto hoy, sino que cada semana tu sistema sea un poco más tuyo y un poco más útil que la anterior. Accede a mi lista prioriaria y usa mis plantillas premium en Notion.
