Si estás perdiendo ventas porque no sabes a quién hacer seguimiento, qué oportunidades tienes abiertas o simplemente se te olvidan los clientes potenciales, este artículo es para ti. Te voy a contar cómo pasamos de perder hasta el 30% de nuestras oportunidades a tener un sistema que captura cada venta posible, sin software caro ni complicaciones.
Por qué pierdes ventas (y no es culpa de tu producto)
Todo negocio se reduce a cuatro funciones esenciales: marketing para atraer clientes, ventas para cerrar oportunidades, operaciones para entregar valor y finanzas para medir ganancias. Pero si las ventas flaquean, el resto colapsa como un castillo de naipes.
En mi caso, quería duplicar ingresos en mi negocio, pero perdía hasta el 30% de oportunidades porque los leads se evaporaban en emails olvidados y notas desorganizadas. Y descubrí algo importante: el 80% de las ventas se pierden no por el producto, sino por no hacer seguimiento a tiempo o no identificar correctamente el tipo de cliente.
Los tres tipos de cliente que debes reconocer
Existen tres perfiles principales de compradores, y reconocerlos cambia completamente tu estrategia:
- El racional: decide por números fríos, necesita datos, comparativas y ROI claro
- El emocional: busca legado y conexión, quiere saber cómo tu solución transforma su visión
- El relacional: prioriza confianza absoluta, valora referencias y relaciones a largo plazo
Identificar esto en los primeros cinco minutos de conversación puede elevar tu tasa de cierre del 20% al 45%.
Técnicas de venta que funcionan (incluso si odias vender)
Soy tecnólogo, ingeniero de formación. Durante años me obsesioné con desarrollar soluciones perfectas: líneas de código impecables, sistemas elegantes, arquitecturas robustas. Pensaba que si construía algo suficientemente bueno, se vendería solo.
Pero la realidad me golpeó duro. No importaba cuán brillante fuera la solución si no era capaz de venderla y cerrar oportunidades.
De mi socio Lluís, y de otros grandes como Guille Mitre, aprendí una verdad incómoda: las ventas son tan críticas como la tecnología. Sin ventas, no hay negocio. Punto.
Vende como un aliado, no como un empujador
En una negociación clave, posiciona tu cuerpo para leer señales sin confrontar. Siéntate de lado, no de frente, para captar lenguaje no verbal como brazos cruzados o miradas evasivas. Si transmites desesperación, como si persiguieras un trato a toda costa, el cliente huye.
Mantén el desapego total, actuando como si el cierre fuera opcional. En mi siguiente reunión tras descubrir esto, lancé la pregunta directa: ¿Qué te está frenando hoy para comenzar? Un lead dudoso se convirtió en un contrato de 5.000€ en menos de 10 minutos.
La regla del 80/20 en conversaciones de venta
Los expertos en ventas escuchan el 80% del tiempo y hablan solo el 20%. Tu trabajo es mapear la brecha entre la situación actual del cliente y su visión ideal, y eso solo lo consigues escuchando activamente.
Usa la escala de interés: De 1 a 10, ¿qué factor elevaría esto a un sí definitivo? Esta simple pregunta destapa objeciones ocultas que, una vez resueltas, convierten tibiezas en cierres inmediatos.
Por qué incluso con buenas técnicas sigues perdiendo ventas
Incluso con las mejores habilidades de venta, seguíamos perdiendo oportunidades. ¿Por qué? Porque las ventas no son solo hacer llamadas o escribir correos. También necesitas abandonar el caos.
Perdíamos clientes potenciales porque:
- Las conversaciones vivían en la cabeza del equipo de ventas
- Teníamos notas dispersas en tres aplicaciones diferentes
- Nadie sabía quién debía hacer seguimiento, ni cuándo
- No teníamos historial completo de cada interacción
Una oportunidad de más de 15.000€ casi se nos escapa porque pensamos que el otro había enviado la propuesta. Dos semanas perdidas. El cliente, frustrado, casi se va con la competencia.
Ese fue el momento de quiebre. Dijimos: nunca más vamos a perder una venta por desorganización.
Cómo construir tu CRM en Notion (paso a paso)
Un CRM (Customer Relationship Management) no tiene que ser un software caro de 100€ al mes por usuario. Puedes construir el tuyo en Notion, gratis o con un pequeño coste mensual cuando crezcas, y sin código.
La clave está en centralizar contactos, empresas, interacciones y transacciones en bases de datos vinculadas que se actualicen en tiempo real, para que veas tu funnel de ventas vivo y proyectes rentabilidad.
Base de datos 1: Contactos
Crea una página principal en Notion llamada CRM Ventas 2026. Aquí irán tus dashboards, pero para que funcione, necesitas separar la información en tres bases de datos interconectadas.
La primera base es Contactos. Aquí registras cada persona que entra en tu radar comercial. Los campos esenciales son:
- Nombre completo
- Email y teléfono
- Empresa (relación con la segunda base de datos)
- Estado del contacto (Nuevo, Contactado, Calificado, Oportunidad, Cliente, Perdido)
- Próximo seguimiento (fecha con recordatorio)
- Potencial de venta estimado
Importante: no necesitas introducir cada contacto manualmente. Puedes usar los formularios integrados de Notion para capturar leads desde tu web, por email o en cualquier otra herramienta de comunicación. Esto automatiza la entrada de datos y reduce el trabajo manual a cero.
Base de datos 2: Empresas
La segunda base es Empresas. Esto es especialmente útil para negocios B2B, aunque puedes saltártelo si tu negocio es puro B2C.
Campos recomendados:
- Nombre de la empresa
- Sector o industria
- Contactos relacionados (relación con base de datos de Contactos)
- Potencial total de negocio
- Estado de la relación (Prospecto, En conversación, Cliente activo, Inactivo)
- Próximo seguimiento
Aplica filtros inteligentes: por ejemplo, crea una vista que muestre solo empresas con potencial mayor a 10.000€ y oportunidades abiertas. Así priorizas donde más dinero puedes ganar, aumentando tus cierres en un 25% al enfocarte en los casos de alto potencial.
Base de datos 3: Interacciones
Esta es el corazón del sistema. La base de datos Interacciones rastrea todo: emails, llamadas, descargas en la web, reuniones, solicitudes de presupuesto y hasta transacciones cerradas.
Campos clave:
- Fecha y hora de la interacción
- Tipo de interacción (Email, Llamada, Reunión, Propuesta enviada, Cierre)
- Contacto relacionado (relación con Contactos)
- Empresa relacionada (relación con Empresas)
- Resumen de la conversación o acción
- Próxima acción necesaria
- Resultado (si aplica: cerrado ganado, cerrado perdido, en proceso)
Con esta base puedes ver el historial completo de cada cliente en un solo lugar. Ya no más buscar en tres apps diferentes o intentar recordar qué dijiste en la última llamada.
Dashboard de control: tu centro de mando
Una vez tienes las tres bases de datos conectadas, crea vistas en tu página principal que funcionen como dashboard:
- Vista Pipeline (Kanban): agrupa los contactos por estado para ver todo el dinero en juego de un vistazo
- Vista Seguimientos hoy: filtra contactos donde la fecha de próximo seguimiento es hoy o anterior, para saber exactamente qué hacer cada mañana
- Vista Top oportunidades: ordena por potencial de venta descendente para priorizar los cierres más grandes
- Tabla de interacciones recientes: las últimas 20 interacciones con cualquier cliente, para tener contexto rápido
Este dashboard te muestra en tiempo real cuánto dinero tienes en juego, qué oportunidades necesitan seguimiento hoy y qué clientes están a punto de cerrarse. Ya no vuelas a ciegas.
Automatizaciones simples que hacen el seguimiento por ti
Una vez tienes el CRM montado, puedes añadir automatizaciones básicas:
- Recordatorios automáticos: Notion te avisa cuando una fecha de seguimiento llega, para que no se te olvide ningún contacto
- Plantillas de interacción: crea plantillas para cada tipo de interacción (email de seguimiento, llamada de descubrimiento, envío de propuesta) que te ahorren tiempo
- Integración con formularios: los leads que llegan desde tu web se registran automáticamente como contactos nuevos
Si quieres ir más allá, puedes conectar Notion con herramientas como Make o Zapier para sincronizar emails, crear tareas automáticas o incluso enviar recordatorios por WhatsApp.
Cómo implementarlo en tu negocio hoy mismo
Este sistema transforma tus ventas en algo predecible y rentable, sin depender de tu memoria o archivos perdidos. La implementación básica te puede llevar entre 2 y 4 horas si lo haces tú mismo, o puedes acelerarlo usando plantillas ya preparadas.
Lo importante es empezar. Incluso si solo implementas la base de Contactos y empiezas a registrar cada interacción, ya estarás capturando más del 90% del valor.
Mi recomendación:
- Semana 1: Monta las tres bases de datos y migra tus contactos actuales
- Semana 2: Empieza a registrar todas las interacciones nuevas, aunque sea de forma básica
- Semana 3: Crea tu dashboard y vistas personalizadas
- Semana 4: Añade automatizaciones y refina el sistema según tu flujo real
Deja de perder ventas en 2026
Con este CRM en Notion, dejas de perder oportunidades por desorganización. Cada contacto tiene seguimiento, cada conversación queda registrada y cada oportunidad está visible en tu pipeline.
No necesitas software caro ni meses de implementación. Solo necesitas decidir que 2026 va a ser tu año de ventas predecibles y rentables.
Si estás comenzando y quieres montar tu sistema rápido, puedes contactarnos para una consultoría de implementación personalizada. O si prefieres hacerlo tú mismo, empieza hoy creando esas tres bases de datos en Notion.
Lo importante es dejar de volar a ciegas y empezar a construir un negocio donde ninguna venta se pierda por falta de seguimiento.
