¿Sabías que la organización ineficiente puede costarle a una pequeña empresa hasta el 30% de sus ingresos anuales? Yo mismo he visto cómo muchos emprendedores luchan contra la desorganización y la pérdida de tiempo, dinero y oportunidades por no contar con sistemas claros y efectivos. Por eso, quiero compartir contigo las cinco habilidades de Notion clave que todo emprendedor debe dominar para transformar la forma en que gestiona su negocio y escalar con éxito.
Notion no es solo una herramienta más; es un centro de comando que ya utilizan el 94% de las empresas Forbes 50 y el 50% de las Fortune 500. Más de 100 millones de usuarios han descubierto que con Notion pueden reemplazar dos o más herramientas, centralizando todo en un solo lugar. Si quieres pasar de sobrevivir a prosperar, dominar estas habilidades será fundamental.
Habilidad 1: Bases de datos y el corazón de tu negocio
La primera habilidad que debes aprender es trabajar con bases de datos, y no me refiero únicamente a crear una tabla. Se trata de construir un sistema que sea el nervio central de tu negocio.
Con Notion puedes crear bases de datos que se adapten a lo que necesitas en cada momento, gracias a funciones como filtros, vistas y ordenación. Por ejemplo, imagina tener un CRM donde puedas ver todos tus leads, pero también filtrar solo aquellos que están «calientes» o los que corresponden a este mes. Esto te da flexibilidad sin perder la consistencia.
Lo más poderoso es la capacidad de relacionar bases de datos entre sí. Tus bases de datos de clientes pueden conectarse con las bases de datos de proyectos, y estas a su vez con las de tareas, generando un ecosistema interconectado. Por ejemplo, Edward Lee, un filmmaker, maneja todo su negocio así: sus propuestas se enlazan con sus proyectos, que a su vez se conectan con su seguimiento de ingresos. Cualquier cambio en un lugar se refleja automáticamente en todo el sistema.
Habilidad 2: Plantillas y automatizaciones para consistencia y eficiencia
La segunda de las habilidades de Notion es dominar las plantillas y las automatizaciones, un factor que distingue a los emprendedores organizados de los que improvisan cada vez.
¿Te imaginas nunca más tener que preparar una propuesta desde cero? Edward Lee creó una plantilla con diferentes desplegables que incluyen la descripción del proyecto, timeline, costos, mood board, todo en una página estética y fácil de compartir con un solo enlace. Esto no solo ahorra tiempo, sino que garantiza una presentación profesional constante.
Yo aplico esta misma lógica en mis videos. Uso plantillas que incluyen campos para la palabra clave, título, descripción, guion e investigación, lo que me permite ser mucho más eficiente y ordenado.
Pero lo más potente son los workflows automatizados. Por ejemplo, cuando marcas un proyecto como completado, automáticamente se actualiza tu seguimiento de ingresos, se envía una notificación al cliente y se archiva la documentación. Estas automatizaciones no solo ahorran tiempo, sino que eliminan errores y mantienen la profesionalidad en cada paso.
Habilidad 3: Seguimiento del tiempo y productividad para optimizar cada minuto
La tercera de las habilidades de Notion que debes dominar es el seguimiento del tiempo y la productividad, que incluye un time-tracking integrado dentro de esta herramienta.
No se trata solo de saber cuánto tiempo trabajaste, sino de optimizar cómo trabajas. Simon, un emprendedor que construyó un negocio de seis cifras, utiliza Notion para hacer time tracking directamente en su calendario. Arrastra las tareas a horarios específicos y Notion las sincroniza automáticamente con Google Calendar.
Pero lo interesante es que puedes obtener métricas detalladas y visuales, como gráficos que muestran cuántas tareas completaste por día, en qué proyecto invertiste más tiempo y cuáles son tus patrones de productividad. Esto te permite identificar dónde estás perdiendo tiempo y cómo optimizarlo.
El 98% de los usuarios reportan que una vez superan la curva de aprendizaje, aprovechan y ahorran mucho tiempo con Notion. Además, completan proyectos un 32% más rápido. Esto no es casualidad: tener visibilidad clara del tiempo invertido y la productividad es clave para escalar cualquier negocio.
Habilidad 4: Ingresos y trazabilidad de Gastos con control total de tus finanzas
La cuarta de las habilidades de Notion es llevar un seguimiento detallado de ingresos y gastos, lo que convierte a esta solución de una simple herramienta de productividad en una verdadera herramienta de negocio.
Edward Lee, por ejemplo, rastrea cada cliente, proyecto y pago en tiempo real. Sabe exactamente cuánto ganó este mes, de qué servicios, por qué métodos de pago y todo automáticamente actualizado. Esto le permite tomar decisiones financieras informadas y rápidas.
Yo también implemento un sistema parecido, y junto con Simon, controlamos presupuestos por proyecto, suscripciones y generamos informes financieros automáticos. Tener un dashboard donde ves tu flujo de caja, gastos recurrentes y proyectos más rentables en tiempo real marca una gran diferencia.
Esta es la diferencia entre un emprendedor que cree que todo va bien y otro que sabe con datos claros que todo va bien.
Habilidad 5: Formularios y automatización externa para centralizar y escalar sin esfuerzo
La quinta de las habilidades de Notion es utilizar formularios y automatizaciones externas para convertir a esta herramienta en el centro de comando de tu negocio.
Con Notion Forms puedes capturar leads, feedback de clientes, solicitudes de trabajo y hacer que toda esa información caiga directamente en tus bases de datos organizadas. Pero lo que realmente potencia esta habilidad es la integración con herramientas externas.
Simon, por ejemplo, utiliza make.com para crear un agente de inteligencia artificial que busca información dentro de su workspace, realiza investigaciones y actualiza sus bases de datos automáticamente. Yo también uso Make y otras herramientas similares para potenciar mis flujos de trabajo.
Incluso Simon creó un sistema donde ChatGPT interactúa directamente con Notion. Imagina esto: un cliente rellena un formulario, se crea automáticamente un proyecto en Notion, se genera una propuesta con una plantilla, se programa una reunión en tu calendario y se envía un email de seguimiento. Todo sin que tengas que mover un dedo.
¿Por qué Estas Habilidades de Notion son esenciales para 2025?
La realidad es que las organizaciones ineficientes pierden hasta un 30% de sus ingresos anuales. Mientras tanto, las empresas más exitosas del mundo ya están utilizando Notion porque entienden que la organización es una ventaja competitiva.
Estas cinco habilidades no son solo un «plus» o algo que estaría bien tener. Son esenciales para sobrevivir y prosperar en el entorno empresarial actual y futuro. El 87% de los usuarios de Notion reportan que ahora tardan mucho menos en completar tareas y que, además, envían un 26% menos de emails porque toda la información y procesos están centralizados y accesibles.
No se trata solo de ser más productivo, sino de construir un negocio que funcione sin que tengas que estar encima de todo. Sistemas, procesos y automatizaciones que trabajan por ti las 24 horas del día, los 7 días de la semana, permitiéndote escalar y crecer sin perder el control.
¿Qué habilidades de Notion implementarás primero?
Si eres emprendedor o tienes un negocio, te invito a que empieces a trabajar en estas cinco habilidades de Notion. No importa si estás comenzando o si ya tienes experiencia, dominar estas herramientas puede ser la diferencia entre estancarte o crecer exponencialmente.
Mi consejo es que evalúes cuál de estas habilidades es la que más te está costando o la que consideras que te puede aportar mayor impacto inmediato.
- ¿Necesitas organizar mejor tus datos? Empieza con las bases de datos.
- ¿Quieres ahorrar tiempo y evitar errores? Domina las plantillas y automatizaciones.
- ¿Te falta control sobre tu tiempo? Implementa el seguimiento de productividad.
- ¿Quieres tener control total de tus finanzas? Trabaja en ingresos y gastos.
- ¿Quieres escalar con menos esfuerzo? Empieza con formularios y automatizaciones externas.
Recuerda que la digitalización y la automatización son el futuro, y Notion es la herramienta que te puede ayudar a dar ese salto. No pierdas más tiempo ni dinero. Organízate, automatiza y escala.
¿Cuál de estas cinco habilidades vas a implementar primero? Me encantaría saberlo, así que no dudes en compartirlo y empezar a transformar tu negocio hoy mismo.
