¿Es posible gestionar un negocio completo usando únicamente Notion? Durante 24 horas me propuse un reto: trabajar exclusivamente con el ecosistema Notion (Notion, Notion Calendar y Notion Mail) para descubrir si realmente puedes simplificar tu vida digital o si solo es marketing.
Llevo más de dos años usando Notion para gestionar mi negocio y ayudando a emprendedores a optimizar sus sistemas digitales. Así que sabía exactamente qué podía salir mal. Lo que descubrí me sorprendió, tanto por lo que funcionó increíblemente bien como por las limitaciones reales que encontré.
La mañana productiva: todo fluye desde un solo lugar
Son las ocho de la mañana. Abro mi página «Enfoque de hoy» en Notion. Aquí está todo lo que necesito para arrancar: tareas pendientes, reuniones, proyectos en curso… todo en una sola vista.
Mi ritual matutino comienza con un checklist simple. Primero, reviso el calendario del día. Abro Notion Calendar y veo tres reuniones programadas, dos deadlines importantes y un bloque de varias horas para trabajo profundo (mis «bloques dorados»). Lo mejor: cualquier cambio que hago en Notion Calendar aparece instantáneamente en mi página de enfoque diario. Y viceversa.
El reto de los archivos compartidos
Segundo punto del checklist: revisar la propuesta que me envió un cliente ayer. Pero aquí viene el primer obstáculo. Notion no tiene un gestor de archivos nativo como Google Drive. ¿Significa eso salir del ecosistema?
No. Porque tengo Google Drive completamente integrado. Escribo «/embed», pego el enlace del archivo y listo. El PDF (o cualquier otro tipo de documento) aparece directamente dentro de la página del proyecto en Notion. Puedo verlo, comentarlo y compartirlo con el equipo sin abrir otra aplicación.
Trabajo profundo con inteligencia artificial integrada
Las siguientes horas las dedico a actualizar mi agenda de contenidos. Añado tres ideas de vídeos nuevos, asigno fechas de grabación y trabajo en la investigación de los próximos guiones. Aquí es donde Notion se vuelve realmente potente.
Uso Notion AI para expandir ideas. Le pido: «Dame cinco puntos clave sobre este tema» y en tres segundos tengo un outline completo. Algo que me habría tomado veinte minutos haciéndolo manualmente.
Pero no solo eso. Cuando cambio el estado de un proyecto a «En Producción», automáticamente se crea una notificación para mi equipo y se envía un email al cliente informándole. Todo conectado, todo automático.
Recapitulo lo que logré en estas primeras horas:
- Revisé mi calendario completo
- Accedí a archivos de clientes sin cambiar de aplicación
- Actualicé mi agenda de contenido con tres vídeos nuevos
- Investigué y escribí nuevos guiones
- Usé Notion AI para crear outlines completos
- Automaticé notificaciones al equipo y clientes
Cinco aspectos importantes. Completadas. Y solo usando Notion y Notion Calendar.
La prueba del email: simplificar el caos
Son las once de la mañana. Abro Notion Mail por primera vez en el día. Y esto no se parece a Gmail. Para nada.
La interfaz es minimalista. Sin banners publicitarios, sin distracciones. Solo mis emails. Y automáticamente me ha organizado los mensajes por categorías: clientes, proyectos, newsletters… todo separado sin que yo haya configurado nada.
Mi relación tóxica con el correo electrónico
Tengo que confesarte algo. He tenido una relación tóxica con el email durante años. Gmail para trabajo, Outlook para clientes, Apple Mail porque sí. Y al final del día terminaba con quinientos emails sin leer, sin saber cuáles eran realmente importantes.
Con Notion Mail encontré algo diferente. Puedo crear vistas personalizadas: una solo para clientes, otra para proyectos activos, otra para facturas. En lugar de tener mil carpetas y etiquetas que nunca uso, simplemente cambio de vista.
El cambio es notable:
Antes: Abría Gmail por la mañana, veía 127 emails nuevos, me entraba ansiedad y cerraba Gmail.
Ahora: Abro Notion Mail, veo solo lo que importa, respondo y listo.
Programar reuniones sin herramientas adicionales
Me llega un email de un cliente que necesita agendar una reunión. Antes esto era un caos: revisar calendario, proponer horarios, esperar respuesta, confirmar… cinco emails después finalmente tenías la reunión agendada.
Ahora hago esto: directamente desde Notion Mail, abro Notion Calendar. Tengo mi enlace de disponibilidad, exactamente como Calendly. Puedo configurar bloques de treinta o sesenta minutos, establecer que necesito mínimo veinticuatro horas de aviso, y lo mejor: añadir buffers automáticos de quince minutos entre reuniones para no ir con el agua al cuello todo el día.
¿Sabes cuánto pagaba por Calendly? Doce euros al mes. Notion Calendar incluye esta funcionalidad sin coste adicional.
La limitación honesta: cobrar por reuniones
Pero hay algo que sí echo de menos. Si ofreces mentorías de pago o consultas premium, herramientas como Calendly te dejan cobrar directamente. Integran Stripe, el cliente paga al reservar y listo. Notion Calendar aún no tiene eso.
La solución: automatizarlo con Make.com. El flujo funciona así:
- Cliente reserva reunión en Notion Calendar
- Make.com detecta la nueva reserva automáticamente
- Envía un enlace de pago de Stripe al cliente por email
- Cuando el cliente paga, Make añade una confirmación en Notion
- Envía un email automático con los detalles de la reunión
Configurarlo lleva de quince a treinta minutos. Una sola vez. Después funciona solo.
Reuniones y notas conectadas
Desde Notion Calendar, hago clic en el evento de mi próxima reunión y aparece el botón para unirme directamente a Zoom. No necesito buscar el enlace en el email ni abrir otra aplicación.
Durante la reunión, tomo notas en tiempo real en Notion. Decisiones, próximos pasos, acuerdos. Cuando termina, Notion AI puede transcribir y resumir toda la información automáticamente, incluyendo las acciones pendientes.
Puedo mencionar otras páginas directamente desde las notas usando @ y el buscador encuentra cualquier proyecto o documento. También puedo convertir cualquier punto de las notas en una tarea con un clic. Todo sin salir de la página de la reunión.
Antes: tomaba notas en un lugar, las tareas en otro, los proyectos en otro. Al final del día nunca encontraba nada.
Ahora: reunión – inteligencia artificial – tareas creadas – todo conectado. En una sola herramienta.
La realidad de gestionar un negocio: herramientas obligatorias
He sobrevivido a la mañana. Emails organizados, reuniones programadas, todo desde Notion. Pero hay algo que aún no te he contado: ¿qué pasa con las herramientas que legalmente necesitas para un negocio?
Voy a ser completamente honesto contigo. No puedes gestionar un negocio solo con Notion. Y quien te diga lo contrario te está mintiendo. Porque hay herramientas que sí o sí necesitas, y no es opcional.
El caso de la regulación española
Por ejemplo, en España, si tienes un negocio, por ley necesitas un software de facturación homologado. Es obligatorio. Y si tienes empleados, también necesitas un sistema de control horario. También obligatorio. Notion no hace ninguna de esas dos cosas.
Entonces, ¿significa que este experimento falló? ¿Que no puedes simplificar tu día a día con Notion?
No. Para nada.
La clave: Notion como centro de comando
La clave no es trabajar solo con Notion. La clave es usar Notion como tu centro de comando y conectar las dos o tres herramientas obligatorias que necesites.
En mi caso, uso Qonto. Es un banco para empresas que también tiene facturación integrada. Todo lo que necesito para cumplir con la regulación española está ahí. Pero lo interesante no es solo usar Qonto. Lo interesante es que Qonto está conectado con Notion.
Cada vez que emito una factura en Qonto, automáticamente se crea una entrada en mi base de datos de finanzas en Notion. Cliente, monto, fecha, estado… todo sincronizado. Automáticamente.
Las automatizaciones que lo conectan todo
¿Cómo funciona esto? Make.com. Es la herramienta de automatización que conecta todo.
El flujo es simple:
- Notion registra una nueva venta
- Con los formularios capturo los datos de facturación
- Make.com genera automáticamente la factura en Qonto (requiere una validación manual)
- Cada movimiento bancario se actualiza en Notion gracias a la integración directa entre Qonto y Notion
Configurarlo lleva quince minutos. Una sola vez. Después olvídate. Funciona solo.
Los cuatro pilares de cualquier negocio
Pero hay algo aún más importante que las herramientas: tus procesos. Porque si tus procesos son un desastre, no importa cuántas herramientas uses. Siempre va a ser caótico.
Todo negocio, al final, se reduce a cuatro cosas:
- Marketing
- Ventas
- Operaciones
- Finanzas
Si simplificas estos cuatro procesos, si los reduces a lo esencial, puedes gestionarlo casi todo desde Notion.
Mi tarde de trabajo
De hecho, así fue mi tarde:
17:30 – Reviso el pipeline de proyectos. Tres subproyectos en producción, otros en negociación.
18:00 – Gestiono temas administrativos y llevo todo lo que he ido anotando a mi jardín digital.
19:00 – Rutina de desconexión. Igual que empiezo el día con un checklist, lo termino con otro:
- Revisar todo lo que logré hoy
- Procesar el inbox de tareas pendientes
- Preparar el día de mañana
La conclusión real: funciona, pero con matices
¿Funciona trabajar solo en Notion? Sí. Pero con matices.
El ecosistema de Notion es increíblemente potente. Pero funciona mejor si:
1. Optimizas tus procesos primero
Marketing, ventas, operaciones, finanzas. Simplifícalo todo antes de elegir herramientas.
2. Identificas las herramientas obligatorias que realmente necesitas
En mi caso: Qonto para facturación y Google Workspace como nube.
3. Usas automatizaciones para conectar todo
Con Make.com, la información fluye entre herramientas sin que tengas que moverla manualmente.
El resultado tangible
He pasado de usar quince aplicaciones diferentes a cinco más una extra:
- Notion (consigue 6 meses gratis para comenzar)
- Notion Calendar
- Notion Mail
- Qonto (consigue 2 meses gratis en cualquier plan)
- Google Workspace
- Make.com (funciona sola tras la configuración inicial)
Cinco + una. En lugar de quince. Y mi cabeza nunca estuvo tan despejada.
¿Qué aprendí realmente?
La respuesta no es «¿puedes trabajar solo con Notion?». La respuesta es: ¿cuántas aplicaciones realmente necesitas?
Notion puede ser el 80% de tu sistema de trabajo si optimizas tus procesos. El otro 20% son herramientas específicas que conectas mediante integraciones inteligentes.
No se trata de purismo tecnológico. Se trata de reducir la fricción, eliminar el cambio constante entre aplicaciones y tener toda tu información conectada en un solo lugar.
¿Es perfecto? No. ¿Es mejor que gestionar quince aplicaciones diferentes? Absolutamente.
Si quieres simplificar tu sistema de trabajo como yo lo hice, en Befocusy tengo recursos, plantillas y consultoría personalizada para ayudarte a construir tu propio centro de comando digital. Porque la mejor herramienta no es la más compleja, sino la que realmente usas.
