Tu negocio, funcionando
sin que tú seas el pegamento.

Una bandeja para todos tus canales

Correo (Gmail, y Outlook si lo tienes habilitado), WhatsApp Business e Instagram conviven en el mismo listado, y las conversaciones de mensajería se distinguen a simple vista. Cada persona conecta sus cuentas y solo ve las suyas.

• Entrada, Completados y Enviados: lo resuelto sale de la vista sin perderse
• Tipos de mensaje con color y contador (Clientes, Proveedor, Interno…): los defines tú, y puedes filtrar o cambiar el tipo arrastrando
• Tipos «sin IA» para boletines y avisos automáticos, que se guardan tal cual
• Acciones en lote: completar, marcar como leído, marcar como spam o borrar varios mensajes a la vez
• Buscador dentro de cada sección y filtro por cuenta cuando tienes varias conectadas
• Distintivo de tarea propuesta en los correos que piden algo, visible ya en la lista

Cada correo, resumido y listo para actuar

La IA captura cada correo con un resumen ordenado por secciones y lo enlaza con su contacto del CRM. Desde la propia ficha del correo respondes, creas una tarea o lo llevas a un proyecto.

• Resumen con apartados (Resumen, Qué pide, Enlaces importantes, Detalles…), para no perderte en el hilo
• Tarea propuesta cuando el correo pide algo: la aceptas con un clic, queda vinculada al proyecto del contacto y puedes avisar al remitente con un correo de confirmación en su idioma
• Respuesta rápida de un clic (Aceptar, Rechazar, Agradecer o Acuse de recibo), redactada por la IA en el idioma del mensaje
• Responde por voz o a mano, y corrige o traduce con IA; siempre pasas por una pantalla de revisión antes de que salga nada
• Envía el correo o sus adjuntos al proyecto, al contacto o a la empresa, con resumen de la IA
• Instrucciones de IA por remitente, para resumir como quieras los correos de cada persona

De un mensaje a una acción, sin copiar y pegar

Cada mensaje sigue el mismo camino: llega, la IA lo prepara y tú decides. Nada se pierde entre la bandeja, tus tareas y tus clientes.

Tareas: cada una con dueño, fecha y proyecto

• Entran desde cualquier sitio: dictadas por voz, propuestas por un correo, extraídas de una reunión o creadas a mano
• Pendientes, Kanban, Calendario (semana o mes, arrastrando), Sin fecha, Retrasadas y Completadas
• Filtra por alcance: Mis tareas, Donde participo o De otros
• Si lo configuras así, estado y fecha van juntos: la tarea pasa sola de «Mañana» a «Hoy» cuando llega su día
• Ficha con contenido enlazable con @, comentarios, adjuntos, participantes y tipo de tarea
• Búsqueda por título y color por tipo de tarea, para ver de un vistazo qué es cada cosa

La ficha del proyecto: todo lo del cliente, en un solo sitio

Cada proyecto reúne sus tareas, reuniones, mensajes, documentos, notas y contactos, sin tener que buscar en cinco herramientas.

• Datos generales: estado, tipo, fechas, empresas vinculadas, responsables y otros participantes
• Pestañas con las tareas del proyecto (lista, Kanban, completadas y calendario), reuniones, mensajes, documentos, notas y adjuntos
• Subproyectos agrupados por estado: un servicio con sus encargos dentro
• Contactos y empresas del CRM vinculados al proyecto
• Crea tareas por voz desde la propia ficha: Kairos las deja ya vinculadas al proyecto
• Proyectos privados, marcados con un candado, que solo ven sus miembros

Carga del equipo: quién tiene cuánto, de un vistazo

Un panel en Inicio compara, semana a semana, las horas de cada persona con las que puede dedicar. Detecta la sobrecarga antes de que se note en los plazos.

• Indicadores de la semana: horas trabajadas y planificadas, capacidad del equipo, personas sobrecargadas y empresas con más horas
• Carga semanal por persona: barras de trabajado y planificado frente a su capacidad, con la zona de sobrecarga marcada
• Carga por día: cada celda se colorea según el porcentaje de las horas diarias de la persona y avisa del día sobrecargado
• Lo trabajado sale de los registros de tiempo; lo planificado, del tiempo previsto de las tareas con fecha esa semana
• Los supervisores pueden además mover trabajo: arrastran la ficha de una empresa a otra persona y se reasignan sus tareas abiertas de esa semana

Empresas: tu pipeline comercial, por estado

Un tablero con una columna por estado (sin contactar, contactado, cliente, proveedor, colaboradores, no logrado…) o una lista, para ver de un vistazo dónde está cada empresa. Arrastras la tarjeta para cambiar su estado.

• Kanban, Lista, Cuadro y Embudo: cuatro formas de ver tus empresas
• Estados que configuras tú: qué columnas se ven, su orden y su color, y una zona de Archivo
• Cada tarjeta muestra el país, la oportunidad económica, la empresa base y el responsable a su cargo
• Filtra por proyecto o por responsable, y busca por nombre
• La oportunidad económica se calcula sola, sumando el valor de los documentos vinculados a cada empresa
• Empresas base: marca las internas (la tuya) para distinguirlas y dejarlas fuera del embudo

Contactos: cada persona, en su estado y con su historial

Los contactos también tienen su tablero y su lista. Cada remitente se asocia solo a su ficha, y su estado (cliente, proveedor, herramienta…) decide cómo lo trata Inbox.

• Kanban y Lista por estado: cliente, proveedor, herramienta, colaboración…; arrastras para cambiarlo
• Cada correo y cada WhatsApp se asocia a su contacto, por email o por teléfono; si no existe, lo creas al vuelo
• El estado de un contacto decide cómo lo trata Inbox (cliente, proveedor, interno, spam, sin IA) y puede actualizar el de su empresa
• Distintivo de WhatsApp en los contactos con número vinculado, y accesos rápidos para llamar, abrir WhatsApp o escribir
• Buscador por nombre, email o teléfono
• Un contacto puede pertenecer a varias empresas

La ficha de la empresa: todo el historial en un solo sitio

Cada empresa reúne sus datos, sus contactos, sus proyectos y servicios, sus documentos, sus adjuntos y el correo de todos sus contactos, sin tener que buscar en ninguna parte.

• Datos de la empresa: estado, responsable a su cargo, oportunidad económica, moneda, país, sitio web y código de cliente
• Pestañas con el contenido, los mensajes recibidos y enviados, los proyectos y servicios, los contactos, los documentos y los adjuntos
• Mensajes recibidos y enviados de todos sus contactos, según los permisos de tu equipo
• Crea proyectos, documentos y contactos ya vinculados a la empresa
• Facturación vinculada, si tu cuenta lo tiene configurado
• Envía un mensaje eligiendo antes a cuál de sus contactos

Mi calendario: tu semana, tus reuniones y tus tareas en un solo sitio

Un único calendario que reúne los eventos de tu Google Calendar, tus reuniones y tus tareas con fecha. Ves tu semana tal cual es y lo mueves todo arrastrando.

• Eventos de tus calendarios de Google (o de Outlook, si lo tienes habilitado), reuniones y tareas con fecha, todo en un único calendario
• Vista semanal y mensual; arrastra un evento, una reunión o una tarea a otro día para moverlos
• Días temáticos: organiza tu semana por temas y colores y vincula tareas a cada bloque
• Crea eventos a mano o por voz, con videollamada (Meet o Teams) e invitados de tu CRM, y revísalos antes de guardarlos
• Cada persona conecta sus calendarios y elige cuáles ver y con qué color: nunca ves los de un compañero
• Una columna «Sin fecha» con tus tareas pendientes, para arrastrarlas a un día

Reuniones: lo que se decide se convierte en tareas

Las reuniones se transcriben con el sistema nativo de tu base de datos, así que no consumen tus horas de voz. Al pasar la reunión al estado acordado, la IA extrae las tareas pendientes y las crea por ti.

• Resumen con apartados y elementos de acción, sin transcripción palabra por palabra, y título automático con IA
• Cada tarea nace con su título, su fecha (si se mencionó) y su responsable (si se nombró): no se inventa nada
• Las tareas heredan el proyecto vinculado a la reunión, y las que ya estaban hechas se ignoran
• Cada reunión se procesa una sola vez: sin tareas duplicadas
• Participantes, proyecto y contactos del CRM vinculados a cada reunión, visibles en sus fichas
• Envía el resumen por correo a un contacto de tu CRM, con una introducción tuya

Calendario de equipo: vacaciones, ausencias y festivos

Una pestaña de la Agenda para pedir y aprobar ausencias, ver quién está disponible cada día y hacer que toda la planificación lo tenga en cuenta.

• Solicita o registra ausencias (vacaciones, asuntos propios, bajas…) por días o medios días; solo cuentan los días laborables de cada persona
• Flujo de aprobación: un Miembro pide a su Supervisor y un Supervisor a un Propietario; quien decide recibe un aviso y aprueba o rechaza con un motivo
• Saldo anual de días por persona y tipo, con lo usado y lo pendiente, y aviso si se pide por encima del saldo
• Festivos de la empresa y tipos de ausencia configurables: nombre, color, si descuentan saldo, si requieren aprobación y si son un dato sensible
• Las bajas solo las ve con nombre la propia persona, el Propietario y su Supervisor directo; el resto ve «Ausente»
• El panel de carga del equipo, el cuadro de reparto y las horas de la semana descuentan de la capacidad los festivos y las ausencias aprobadas

Jardín digital: tus notas, organizadas por temáticas y por madurez

Sin carpetas: el listado agrupa tus notas por temática, con las favoritas y las más recientes primero, y cada nota madura de semilla a brote y a árbol.

• Tu jardín de un vistazo: cuántas notas tienes y cuántas hay en cada etapa: semilla, brote y árbol
• Una o varias temáticas por nota, con una temática principal que decide dónde aparece
• Buscador, filtro por temática y un bloque de «Últimas notas» con tus 5 notas más recientes
• Notas favoritas, que salen primero dentro de su grupo
• Con la privacidad por equipo, una nota nueva solo la ve quien la crea, salvo que la compartas o elijas quién más puede verla
• Escribe @ para enlazar una nota con otras notas, documentos, tareas, proyectos o contactos

Capta sin fricción: por voz, escribiendo o importando archivos

Dicta una idea y la IA la redacta con título, formato y temáticas. O sube tus PDF, Word, Excel, PowerPoint, Markdown o audios, o apunta a una carpeta de Google Drive, y cada archivo se convierte en una nota.

• Por voz: dictas y la IA redacta la nota con título, formato y las temáticas que mejor encajan
• Añadir información: dicta más y se suma al final de una nota que ya tienes, sin tocar lo anterior
• Importar documentos: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Markdown y audio; la IA genera título, icono, temáticas y un resumen completo, y adjunta el archivo original
• Desde una carpeta de Google Drive: el archivo original no se mueve ni se borra
• Todo se procesa en segundo plano: puedes seguir trabajando mientras las notas van apareciendo
• Exporta cualquier nota a Word o a Markdown

Cada nota, un documento vivo

Un editor por bloques con IA, adjuntos y control sobre quién la ve. Una nota puede seguir siendo solo tuya, compartirse con el equipo o convertirse en una publicación.

• Editor por bloques: texto, listas de tareas, desplegables, tablas, código e imágenes, con barra de formato y arrastrar para reordenar
• Un botón de IA para mejorar el formato de la nota o convertirla en publicación con un clic
• Pestañas de configuración y adjuntos: temáticas, proyecto o servicio vinculado, quién la ve y archivos (con su propia carpeta en Google Drive, si lo conectas)
• Etiqueta Compartida o Restringida: una nota solo para ti no la ve nadie más, ni quien administra la cuenta
• Añade información dictando, márcala como favorita, expórtala y ábrela en Notion
• Cítala en Kairos con @ y trabajará con información real

La Wiki del equipo y las Habilidades de Kairos

La Wiki es la referencia común: manuales, procedimientos y guías organizados por tipos y temáticas. Marca un artículo como Habilidad y Kairos lo seguirá paso a paso, como instrucciones reales.

• Tipos (pestañas), temáticas y artículos, con buscador; crea tipos y temáticas desde la app, sin entrar en Notion
• Crea un artículo con un título o subiendo un PDF, Word, Excel o PowerPoint para que la IA genere el contenido
• Visibilidad por artículo: compartido con todo el equipo, restringido a sus miembros, y favoritos
• Habilidades resaltadas en verde y recomendadas por Kairos al citar páginas
• Cita hasta 5 páginas por mensaje con @ o con el botón de citar al grabar por voz
• Un ejemplo: «Prepara la propuesta para Acme siguiendo la habilidad Propuesta comercial»

Calendario: tu contenido planificado, día a día

Semana o mes, con cada publicación coloreada por su red. Arrastras para cambiar de día y las ideas sin fecha esperan a un lado hasta que las programes.

• Arrastra una publicación a otro día y se reprograma, también en la red si ya estaba programada
• Las ideas sin fecha esperan en «Sin fecha» y el «+» de cada día crea una publicación con esa fecha ya puesta
• Estados claros: Agendado, Listo para escribir, En revisión, Publicando, Programado y Completado
• «Programar post» la deja en la cola de la red a la hora elegida; «Cancelar publicación» la retira sin borrarla
• Color por red: rojo YouTube, azul LinkedIn, naranja newsletter, verde web, gris TikTok y morado Instagram
• Si una cuenta se desconecta, WorkOS te avisa y el envío se reanuda al reconectarla

Estadísticas: todas tus redes, en un solo panel

Impresiones, alcance, interacciones y seguidores nuevos de tus redes conectadas, por semana, mes o año y comparados con el periodo anterior.

• Tarjetas con el total del periodo y cuánto sube o baja frente al anterior: impresiones, alcance, vistas, interacciones y seguidores nuevos
• Gráfica de evolución de la métrica que elijas, con el valor de cada día
• Mejores publicaciones del periodo; al pulsarlas se abre su ficha en WorkOS
• Seguidores por red, con los actuales y los ganados en el periodo
• Filtra por red: Todas, LinkedIn, LinkedIn Empresa, Instagram, TikTok y YouTube
• Cada persona ve solo las estadísticas de sus propias redes, y las cifras se actualizan una vez al día

Todos tus documentos, por tipo y por estado

Cada documento tiene un tipo (propuesta, contrato, informe…) y un estado, y los defines tú. Míralos en una lista o arrástralos por un Kanban, con filtros por tipo y por proyecto.

• Lista ordenada por fecha del documento, con buscador y filtro por tipo; cada fila lleva el color de su tipo
• Kanban con una columna por estado: arrastra la tarjeta para cambiarlo o suéltala en «archivar»
• Filtro por proyecto o servicio, que incluye también los documentos de sus subproyectos
• Bloque «Últimos documentos» con los 5 que has editado más recientemente
• Tus tipos a tu medida: añade, reordena o elimina tipos, y marca cuáles requieren firma
• Importes total y mensual y empresa vinculada a la vista en cada fila

El portal del cliente: tu documento, con tu marca

Tu cliente no entra a WorkOS: abre una web aparte donde ve el documento con tu logo y tus colores, lo descarga en PDF y lo aprueba. Sin contraseñas ni cuentas que crear.

• Entra con su email y un código de 6 cifras que le llega por correo, válido 10 minutos
• Una vez verificado, la sesión queda abierta 24 horas para los documentos a los que tiene permiso
• Cada documento tiene sus propias personas autorizadas, y WorkOS lo comprueba en cada apertura, no solo al entrar
• Descargar PDF con el mismo aspecto en cualquier dispositivo, con tu plantilla: portada, cabecera, pie, tipografías, colores y logos
• Tu cliente puede cambiar entre español, inglés y polaco
• Compártelo desde el propio documento: copia el enlace o envía el correo a los contactos vinculados del CRM

Entra con un código y aprueba con constancia

Si el tipo de documento lo requiere, tu cliente lo aprueba desde el portal: escribe su nombre y su documento de identidad, acepta tus términos y queda registrado quién lo aprobó y cuándo.

• Cada tipo de documento decide qué puede hacer el cliente: aprobar, firmar o solo ver y descargar
• Al aprobar escribe su nombre y apellidos y su nº de documento (DNI, CIF o pasaporte); su email es el de la cuenta ya verificada
• Casilla «He leído y apruebo este documento» antes de poder aprobar
• Términos y condiciones legales opcionales: eliges un artículo de tu Wiki y el cliente debe aceptarlos para aprobar
• La aprobación se añade al final del documento y al PDF, con una referencia de verificación
• El documento puede cambiar de estado por sí solo en cuanto se aprueba

Documento firmado: sellado, bloqueado y verificable

Al aprobarse, WorkOS guarda una copia exacta de lo firmado con un registro que no se puede alterar. El documento queda bloqueado y cualquiera puede comprobar después qué se firmó, quién y cuándo.

• Copia sellada del documento tal como estaba: contenido, importes, adjuntos, plantilla y términos aceptados
• Huella SHA-256: si cambiara un solo carácter, la huella sería distinta
• Registro encadenado: no se puede borrar ni modificar una entrada sin que se note
• Sello de tiempo de un tercero (RFC 3161) que certifica la fecha sin ver el contenido
• Documento bloqueado: no se edita ni desde la app ni con Kairos, pero puedes leerlo, compartirlo y comentarlo
• Página pública de verificación: arrastra tu PDF y comprueba que es el original, sin que el fichero salga de tu equipo